Come il digitale cambia gli uffici

I nostri uffici devono trasformarsi, passando dall’essere semplici spazi fisici a luoghi dove avvengono scambi e contaminazioni.

Il mondo è cambiato. Anzi, il mondo sta cambiando, è in continua evoluzione: famiglia, città, lavoro, relazioni, scuole, tutto è in trasformazione. E se cambia il contenuto, deve cambiare anche il contenitore. Bisogna ripensare ai luoghi in cui viviamo, quelli dove lavoriamo e, di conseguenza, anche ai metodi di lavoro e ai processi aziendali.

Ormai si sa che lo spazio, la luce, gli arredi, i complementi hanno un impatto diretto sulla produttività e sul clima aziendale e, in generale, sono in grado di dare valore all’azienda. È per questo che Copernico, la rete di luoghi di lavoro, uffici flessibili e servizi di smart working, con il suo punto di vista privilegiato, prova a fare un punto su come gli uffici di oggi debbano abilitare le persone che li frequentano.

Da spazio a luogo, aprendosi e guardando fuori

I processi di trasformazione aziendale avvengono confrontandosi con il mercato, inglobando startup, coinvolgendo consulenti, in una parola: aprendosi. Aprendosi all’esterno e cercando nuove modalità di lavoro e nuovi modelli organizzativi. I team seguono processi differenti, sempre più “agili”, sono orientati al lavoro di gruppo, rompono gli schemi e le gerarchie e ciò, inevitabilmente, trasforma il luogo di lavoro che deve essere ripensato per facilitare tutte queste interazioni e questi scambi.

Oggi, inoltre, un ufficio non può essere considerato solo per le sue mura e i mobili che lo arredano, ma deve coinvolgere anche la dimensione organica: si passa da un’idea di space optimization a quella di experience maximization. Vale a dire, lo spazio tridimensionale è da riempire non solo con scrivanie, sedie, lavagne oppure con tavoli da ping-pong e divani: non basta. Gli uffici vanno arricchiti con attività, eventi, workshop, incontri e dibattiti; devono essere luoghi di contaminazione dove si possa entrare in contatto con altri mondi e altri settori in maniera semplice, spontanea, naturale. Uno spazio di lavoro diventa quindi un luogo di lavoro (workplace o addirittura smartplace) quando il posizionamento dell’azienda è chiaro e mira a migliorare la qualità della vita dei suoi lavoratori e, nei casi più virtuosi, la società.

Tuttavia, i più non sanno da dove cominciare: le aziende vogliono aprirsi verso l’esterno, sentono parlare di open innovation e di tutte le sue potenzialità, ma non sanno che elementi scegliere e come applicarli. Perché se certi valori e certi modelli sono universali, ogni azienda deve trovare la soluzione migliore per sé.

Un esempio di azienda che ha provato ad aprirsi allo smart working è quello di Alpitour, che proprio in questi giorni ha annunciato di aver dato ad oltre 800 persone di tutte le sedi della società di lavorare in modalità smart mediamente un giorno alla settimana, operando da casa e risparmiando quindi su tempi e costi di trasferimento per raggiungere l’ufficio. Un traguardo su cui la società lavorava da un anno: nel 2018, era stata effettuata una prima sperimentazione durata 9 mesi che aveva coinvolto circa 100 persone.

Altri casi virtuosi, premiati in occasione del Copernico Smart Places Award, sono quelli di Fastweb, che con il nuovo Headquarter in Piazza Olivetti concorre a connotare l’area come un nuovo business district della città; Le Village by CA, il nuovo hub di Crédit Agricole sviluppato all’interno di un convento del XV secolo in zona Porta Romana, che ha l’obiettivo di creare un ecosistema in cui startup, partner corporate e abilitatori contribuiscono alla crescita del Villaggio; Maire Tecnimont, che ha previsto l’attivazione di diverse iniziative di Smart Working e nuove aree di incontro e co-working; infine Sella che con il suo percorso di Smart Working che l’ha portata a creare Fintech District inaugurato a settembre 2017.

L’avvio dello smart working per le aziende comporta anche un investimento rilevante a livello tecnologico, al fine di dotare ogni collaboratore degli strumenti adeguati per garantire la piena operatività, oltre all’avvio di attività di formazione per promuovere e diffondere una cultura aziendale capace di avvalersi dei nuovi sistemi informativi basati sulla condivisione e collaborazione.

Un cambio di paradigma

Questi sono solo alcuni esempi di grandi aziende che si avvicinano allo smart working. Come operatore e player di riferimento di questo settore, con Copernico abbiamo assistito negli anni ad un vero e netto cambio di paradigma. Se nel 2015, quando siamo entrati in questo mercato, abbiamo iniziato ad offrire ai nostri clienti degli uffici flessibili, aprendo delle strutture a Milano, Torino, Roma, Venezia – alcune dedicate a specifiche tematiche (biotransformation, fintech, ecc…) – nel tempo, forti della nostra lunga esperienza di spazi di lavoro innovativi e integrati, abbiamo incominciato rispondere ad una domanda sempre più crescente di soluzioni a supporto del processo di trasformazione delle aziende, affiancandole per aiutarle ad implementare un progetto in grado di trasformarne le sedi da semplici uffici a smart place. Infatti, come ormai è noto, l’adozione di modelli di smart working permette alle aziende di ottenere un incremento di produttività del 15% per lavoratore, una riduzione del tasso di assenteismo pari al 20% e risparmi del 30% sui costi di gestione degli spazi fisici (Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano).